Veilig incident melden is tegenwoordig een verplichting voor zorginstellingen. Het bijhouden en melden van incidenten moet ervoor zorgen dat je elkaar helpt in de huisartsenpraktijk. Zo wordt een cultuur van goed feedback geven en het constateren van verbeteringen gestimuleerd. Maar wat en vooral welke rollen zijn hiervoor nodig?
De melders
Iedereen in de praktijk is een melder van incidenten. Elke medewerker kan namelijk een incident zien in de praktijk en moet in de gelegenheid zijn om deze te melden. We zien vaak de vorm dat er via iemand gemeld wordt, een triagist of doktersassistente neemt dan de rol om elke melding te registeren. Maar wat als de melding over de ontvanger van de meldingen zelf gaat? Of deze persoon niet aanwezig is? Dan wordt de (veilige) omgeving die nodig is voor het melden al iets minder. Niet iedereen is dan zo vrij in feedback geven. Daarom zijn wij voorstanders van een onafhankelijk punt om te melden. Een melder heeft in Corpio inzage in zijn/haar eigen VIM meldingen en kan uiteraard zelf een veilig incident melden.
De VIM-commissie
De VIM commissie zijn één of meerdere personen die samen alle VIM meldingen in behandeling nemen. Ze voeren een onderzoek uit (dit kan volgens een PDCA-cyclus model) dat vaak de volgende elementen bevat:
- Schatting van de kans op herhaling
- Classificatie van het incident (van ongemak tot ernstig permanent letsel of zelf overlijden)
- Leerpunten
- Borging (wat is er aan gedaan of moet er gebeuren om te zorgen dat het incident minder vaak voor gaat komen)
De VIM commissie komt vaak eens per kwartaal samen om alle incidenten te bespreken. Dan kunnen de onderzoeken besproken worden en het kwartaal afgesloten worden met een rapportage en leerpunten. Deze informatie kan vervolgens binnen de zorginstelling verspreid worden.
Beheerders
Een rol die vaak vergeten wordt maar wel besproken moet worden. Ieder systeem of proces heeft een beheerder. Zo ook in Corpio, deze persoon kan bijvoorbeeld gebruikers aanmaken en instellingen van de applicatie beheren. Wanneer deze persoon niet in de VIM commissie zit dan moet een beheerder ook geen rechten hebben om de veilig incident meldingen in te zien. We zien vaak systemen waar dit wel aan de orde is. Binnen Corpio kan een beheerder wel de instellingen beheren, zonder alle meldingen in te zien. Zo werken wij aan veilig, van veilig incident melden.
En? Hoe is het proces van veilig incident melden bij jullie geregeld? Wil je een systeem voor veilig incident melden in je eigen zorginstelling gebruiken? Mocht je vragen of opmerkingen hierover hebben, neem dan contact met ons op, wij helpen graag!
Zie ook Corpio praktijk – VIM